信息超载会导致倦怠, 抑郁症, 员工的生产力和创造力下降. 因此，对于公司来说，尽可能地防止和减少信息过载是很重要的. 然而，说起来容易做起来难. 本文中的技巧将帮助您解决这个问题.
信息:有用，但要防止信息过载
多亏了信息, 我们可以快速而广泛地沟通——因此，我们知道公司内部和我们周围的世界正在发生什么. 如果我们接收到太多的信息，有价值和无关紧要之间的界限就会消失. 这样一来，跟上和过滤信息就变得越来越困难了. 这可能导致信息过载.
什么是信息超载?
我们可以将信息过载定义为:人们接触到的信息量超过了他们处理这些信息的心理能力. 这是一个常见的问题，但原因是什么呢?
信息过载的原因
信息超载的主要原因是显而易见的. 如今，大量的信息抛向我们. 网站, 新闻媒体, 内部网, 电子邮件, 消息, 视频, 社交媒体帖子:我们几乎总是被它们轰炸. 随着人工智能的快速发展，我们正在获得更多的信息，我们可以更快地找到.
除了海量的信息, 许多(但不是全部)心理学家和哲学家指出，缺乏无聊感是信息过载的原因之一. 无聊是, 据他们说, 非常实用:让所有的东西都消化一段时间实际上是很好的.
精神和身体症状
信息超载会导致严重的精神症状. 在短期内, 它会引起一种不愉快的感觉, 有上瘾的效果, 并导致饱和:员工觉得他们不再受信息的影响. 长期信息过载会增加过度紧张、倦怠和抑郁的风险. 它还经常引起身体症状，如疲劳、失眠、头痛和肌肉紧张.
公司信息超载的风险
因此，信息过载对员工的工作效率和幸福感是一种威胁. 被与工作无关的信息分散注意力的人不能把时间花在有用的活动上. 特别是无数的通知是一个问题. 在被打断后，回到实际工作中需要花费大量的时间和精力. 除了, 不间断或无通知的时间段对于正确执行具有挑战性的任务是必要的.
信息超载和创造力下降之间也有联系. 一种可能的解释是，如果你的大脑被信息淹没了, 你的头脑中没有足够的空间容纳新的见解. 此外, 信息过载的员工通常会感到动力下降.
防止信息过载的提示
以下建议将帮助你的公司防止——或至少减少——员工之间的信息过载.
1 .让问题变得可以讨论
在许多公司，人们普遍认为彼此分享的信息越多越好. 然而，如果员工受到信息过载的困扰，这可能会产生相反的效果. 这就是为什么解决信息压力问题和提高员工意识是很重要的. 鼓励员工表达他们对信息压力的担忧，并认真对待他们的担忧和建议.
2 .提供教育和培训
许多员工意识到信息压力，但没有将其与工作联系起来. 因此，提供有关信息压力主题的教育和培训. 在训练, 你可以鼓励员工准确地沟通, 清晰而相关, 同时也指出了“回复所有人”等信息压力因素的影响。. 您还可以更新员工的信息管理:他们如何处理, 组织, 尽可能高效地对信息进行优先排序? 考虑使用过滤器和标签来控制传入的通信流.
3 .创建协议、策略和(团队)协议
协议、策略和(团队)协议可以帮助最小化信息过载. 例如:
- 约定下午6点以后不再联系.m. 除非绝对必要.
- 减少会议次数并尽可能缩短会议时间的政策.
- 确定哪些信息应在何时以何种方式共享的协议.
4 .优先处理任务、项目和沟通
建立明确的优先级是很重要的. 通过对任务、项目和沟通进行优先排序，创建一个经过深思熟虑的信息层次结构. 这样，员工就可以专注于真正重要的事情，避免处理不相关的信息.
5 .使用正确的(数字)工具
正确的(数字)工具可以帮助员工更好地管理和组织信息. 协作和项目管理工具, 例如, 能帮助员工管理他们的任务吗, 最后期限, 更有效的沟通. 当信息通过这些类型的工具集中时, 员工不再需要浏览多个信息源.
6 .向员工传授生产力管理的最佳实践
员工可以通过生产力管理的最佳实践来减少他们的精神负担. 例如:
- 充分休息:每工作两到三个小时至少休息15分钟.
- 优先处理任务:员工应该确定并完成最重要的任务，然后再去做不太重要的任务.
- 制定日程:每天, 每周, 每月的时间表可以帮助员工和团队更好地管理他们的时间.
- 设定目标:可衡量的, 可实现的, 相关的目标是关注什么是重要的和衡量进展的基础.
- 减少干扰:找出员工最常见的干扰，并采取措施减少它们. 例如，鼓励员工关闭智能手机和电子邮件通知.
- 其他建议还包括鼓励员工把两分钟内完成的任务都保存起来，然后依次完成, 一个接一个地处理类似的任务, 并立即停止多任务处理.
专注于注意力管理
注意力管理是一种时间管理，但它关注的是注意力. 如果员工能够更好地管理自己的注意力，他们就可以选择何时何地集中注意力.
这方面的技巧与生产力管理方面的技巧有很大的重叠. 注意力管理的关键思想包括将任务分成更小的部分, 为集中精力的工作留出时间, 专注于正念, 保证充足的睡眠.
促进健康的工作与生活平衡
人们越来越意识到健康的工作与生活平衡的好处——不仅仅是对员工而言, 对雇主来说也是如此. 良好的平衡可以通过提高心智能力来减少信息过载的风险. 作为一个组织, 你可以鼓励员工在非工作时间完全脱离工作，并确保加班仅限于必要的情况.
数字化工作场所是减少信息过载的工具
数字化工作场所是对抗信息超载的重要工具. 数字化工作场所允许员工使用所有的应用程序，从而避免了不必要的精神压力, 文档, 他们工作所需的信息都集中在一个地方. 在同样的环境下, 他们管理重要的任务和通知, 使用全局搜索功能，一切都很容易找到.
使用Workspace 365, 例如, 员工可以访问微应用程序来完成数字工作场所的特定任务，以及一个活动Feed，将来自不同应用程序的信息汇集在一个环境中.
适应性和个性化
真正的现代数字化工作场所是适应性的. 这意味着工作场所会自动适应用户的需求和偏好，并始终显示最相关的信息. 例如, 显示最常用的应用程序和信息, 个性化搜索结果, 或者总是提示用户在正确的时间登记工作时间等功能. 条件访问也很重要, 在哪里工作空间是根据某人的角色定制的, 位置, 设备, 和浏览器.
员工和雇主双赢
结果是, 适应性数字化工作场所确保员工能够快速、无压力地找到应用程序, 文档, 还有信息——它不那么耗费脑力. 通过向员工展示更少不相关的信息，不需要经常在其他环境中四处张望, 他们还需要处理更少的信息，不容易分心.
这不仅转化为更健康、更愉快的员工来上班, 同时也提高了生产率，减少了缺勤. 这对雇员和雇主来说都是双赢.
